私人和公務信函概述1

由雕龍文庫 分享時間：2024-03-25 21:08:47 收藏本文

私人和公務信函概述1

書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務信件或公函(Business Letter or Official Correspondence)和私人信件(Private Letter)兩大類。值得注意的是，英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區別，應特別加以區分。

英語書信通常包括下面幾個組成部分：信端、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。

關于發信日期的寫法，應注意以下幾點：

①年份應完全寫出，不能簡寫。

②月份要用英文名稱，不要用數字代替。

③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May， June， July，因為較短，不可縮寫。

④寫日期時，可用基數詞1，2，3，4，5，28，29，30，31等，也可用序數詞 lst， 2nd， 3rd， 4th， 5th， 28th， 29th， 30th， 31lst等。但最好用基數詞，簡單明了。

日期可有下列幾種寫法：

① Oct. 20， 2004

② 10 May.， 2004

③ 3rd June， 2004

④ Sept. 16th， 2004

其中，①最為通用。

3.稱呼(Salutation)

給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點：

①對沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr. .Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應該是：Mr. 或 Mr. White，不可是：Mr. Phil.若稱呼多個男性，則在姓名前用 Mr. 的復數形式 Messrs. .對一般以人名為名稱的公司和企業常用這種稱呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布萊克兄弟公司。

②對女性一般稱呼 Mrs.， Madam 或 Miss.Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 沒有復數形式。若稱呼多個女性，則在姓名前用 Mme. 的復數形式 Mmes. 而對以女子名字為名稱的公司、企業可用 Mesdames 稱呼。 Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫為 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor (縮寫為 Prof.)，Doctor (縮寫為 Dr.)， General (縮寫為 Gen.) .這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. (Phil)White等。

④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen (而不是 Gentleman)，Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能帶姓名。用 Sirs 時，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨用 Sir.若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用 Madam 或其復數 Mesdames.

⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用(Dear)Sir， (Dear)Mr. Chairman，(Dear)Mr. Premier， (My dear)Mr. Ambassador，Your Excellency (復數為 Excellencies)。

⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示。客氣和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其復數為 Your Majesties.

⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用(Dear)Sir 或(Dear)Madam 但在正式尊稱時，一般用 Your Highness (復數為 Highnesses)。